受託イベントの会場の選定・下見と仮押さえ・会場との契約のやることリスト(テンプレート)

| 価格 | 無料 |
|---|---|
| ファイル形式 | PDF(A4)/Excel/CSV/Googleスプレッドシート |
| 分類 | 業界・業種 › イベント会社 |
| 構成 | 大項目1・中項目10・タスク31 |
| 使い方 | このページでチェック(登録不要)/ダウンロード/自社サイトに埋め込み |
| 作成 | 株式会社スーツ(経営支援クラウド「スーツアップ」のAI生成タスク機能で作成・2026-10-18) |
■ ひな型テンプレートの内容
経営支援クラウド「スーツアップ」のAI生成タスク機能が「大項目・中項目・タスク名」の3階層に分けた、受託イベントの会場の選定・下見と仮押さえ・会場との契約のやることリストです。 中項目10つ・タスク31件を上から順に進める構成で、 ページ上でチェックを付けながら使えるほか、PDF・Excel・CSV・Googleスプレッドシートでダウンロードできます。
■ 中項目(作業のまとまり)
- イベント要件のヒアリングと分析3タスク
- 会場選定基準の策定3タスク
- 会場リサーチと情報収集3タスク
- 候補会場の比較検討と絞り込み3タスク
- 下見(ロケハン)の準備と実施4タスク
- 条件交渉と見積りの取得3タスク
- 仮押さえ(キープ)の依頼3タスク
- スケジュール調整と社内連携3タスク
- 契約内容の精査3タスク
- 契約締結と手続完了3タスク
このテンプレートは一般的な手順の目安です。個別の事案についての法律・税務上の助言ではありません。手続きの要否・期限・様式は、変わっていることがあります。実際の手続きは所管の窓口の最新の案内、または専門家にご確認ください。
受託イベントの会場の選定・下見と仮押さえ・会場との契約の中項目
押すと、その中項目のタスクへ移動します(横にスクロールできます)。
- 1イベント要件のヒアリングと分析0 / 3 タスク
- クライアントからのイベント概要・目的のヒアリング
- 参加者数・予算・日程の制約条件の確認
- 必要な設備・レイアウト要件のリストアップ
- 2会場選定基準の策定0 / 3 タスク
- エリア・アクセス条件の優先順位付け
- 必須設備・インフラ基準の設定
- 運営・搬出入に関する制約事項の確認
- 3会場リサーチと情報収集0 / 3 タスク
- 条件に合致する候補会場のネットリサーチ
- 自社の過去の利用会場の実績一覧の確認
- 会場運営会社への空き状況・基本条件の事前問い合わせ
- 4候補会場の比較検討と絞り込み0 / 3 タスク
- 集めた候補会場のスペック比較表の作成
- 予算・収容人数・スケジュールの適合性評価
- 下見(ロケハン)候補会場の選定とリスト化
- 5下見(ロケハン)の準備と実施0 / 4 タスク
- 各会場へのロケハン日時の予約・調整
- ロケハン用チェックリストと計測ツールの準備
- 現地での動線・設備・周辺環境の確認と記録(避難経路・非常口・消防設備・搬入出の制約・火気や電気の使用条件を含む)
- ほか1件
- 6条件交渉と見積りの取得0 / 3 タスク
- 会場担当者との利用料金・諸条件の交渉
- 正式な見積書の受領と内容精査
- 見積時のキャンセルポリシーや利用規約の確認
- 7仮押さえ(キープ)の依頼0 / 3 タスク
- 最有力会場への仮押さえ(第一キープ)の依頼
- キープ期限(回答期限)の設定と管理
- クライアントへの仮押さえ報告と承認取得
- 8スケジュール調整と社内連携0 / 3 タスク
- 他案件とのスケジュール競合の確認
- 制作・運営チームへの会場情報の共有
- 本契約に向けた社内稟議の準備
- 9契約内容の精査0 / 3 タスク
- 会場側から提示された契約書ドラフトの受領
- 契約条項の実務面の確認(法的な適否の確認が要る条項は弁護士に確認依頼)
- 契約時の金額・支払条件・キャンセル料の最終確認
- 10契約締結と手続完了0 / 3 タスク
- クライアントからの正式発注書の受領と、会場利用契約の当事者(クライアントか当社か)の確認
- 会場利用契約書の署名・捺印(署名するのは、前のタスクで確認した契約の当事者)
- 会場への申込金・内金の支払手続(支払う者・立替の有無・返金条件の確認)と契約完了の確認
\ 31タスクを上から順に /
受託イベントの会場の選定・下見と仮押さえ・会場との契約のやること一覧
タスクを押すとチェックがつきます(この端末にだけ保存)。
1イベント要件のヒアリングと分析0 / 3
2会場選定基準の策定0 / 3
3会場リサーチと情報収集0 / 3
4候補会場の比較検討と絞り込み0 / 3
5下見(ロケハン)の準備と実施0 / 4
6条件交渉と見積りの取得0 / 3
7仮押さえ(キープ)の依頼0 / 3
8スケジュール調整と社内連携0 / 3
9契約内容の精査0 / 3
10契約締結と手続完了0 / 3
\ 手元に残すなら /
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経営支援クラウド「スーツアップ」(スーツアップ公式 YouTube)
このテンプレートの監修者

2013年3月に、新卒で入社したソーシャル・エコロジー・プロジェクト株式会社(現社名:伊豆シャボテンリゾート株式会社、東証スタンダード上場企業)の代表取締役社長に就任。同社グループを7年ぶりの黒字化に導く。2014年12月に当社の前身となる株式会社スーツ設立と同時に代表取締役に就任。2016年4月より、総務省地域力創造アドバイザー及び内閣官房地域活性化伝道師登録。2019年6月より、国土交通省PPPサポーター。
2020年10月に大手YouTuberプロダクションの株式会社VAZの代表取締役社長に就任。月次黒字化を実現し、2022年1月に上場会社の子会社化を実現。
2022年12月に、株式会社スーツを新設分割し、当社設立と同時に代表取締役社長CEOに就任。
2025年5月に、『1+1が10になる組織のつくりかた チームのタスク管理による生産性向上』を出版。
テンプレートデータの最終更新:2026/10/18 ページ更新:2026/10/18
企画・運営 株式会社スーツ(代表取締役社長CEO 小松裕介)






